10.000 persönliche Karten – und was dahinter passieren muss

Ein aktueller Auftrag zeigt, warum größere Stückzahlen nicht allein eine Frage der Technik sind. Entscheidend ist, wie Maschinen, Abläufe und ein erfahrenes Team zusammenspielen.

Auf den ersten Blick ist der Auftrag überschaubar. Ein Kunde hat sich für Klappkarten entschieden, in die später ein loses Blatt eingelegt wird. Auf diesem Blatt können die Vertriebspartner ihre persönlichen Grüße handschriftlich ergänzen. Dazu kommen passende Briefumschläge mit Firmenlogo.

Drei Bestandteile also: Karte, Innenblatt und Umschlag.

Interessant wird der Auftrag, sobald man auf die Menge und die Verteilung schaut. Insgesamt geht es um 10.000 Stück. Jeweils zehn Karten, zehn zugeschnittene Innenblätter und zehn Umschläge werden zu einer Einheit vorkommissioniert. So entstehen 1.000 Bündel, die anschließend in unterschiedlichen Mengen an verschiedene Standorte verschickt werden.

Was zunächst nach einer einfachen Fleißarbeit klingt, wird bei dieser Größenordnung zu einer Frage der Organisation und Wirtschaftlichkeit. Denn bei 10.000 Stück bekommt jeder zusätzliche Handgriff ein anderes Gewicht.

Was bei zehn Karten einfach ist, sieht bei 10.000 anders aus

Bevor überhaupt kommissioniert werden kann, müssen die Innenblätter auf das passende Format zugeschnitten werden. Danach werden die drei Bestandteile in der richtigen Menge zusammengeführt, gebündelt und schließlich den jeweiligen Standorten zugeordnet.

Keiner dieser Arbeitsschritte ist für sich genommen besonders kompliziert. Die Herausforderung entsteht durch die Wiederholung und dadurch, dass die einzelnen Schritte voneinander abhängen.

Bei kleinen Auflagen lässt sich vieles problemlos von Hand erledigen. Bei 10.000 Stück verändert sich die Rechnung. Schon wenige zusätzliche Sekunden pro Vorgang summieren sich über die gesamte Produktion zu vielen Arbeitsstunden.

Deshalb beginnt ein solcher Auftrag für uns lange bevor das erste Bündel fertig auf dem Tisch liegt. Wir überlegen, wie die Materialien durch die einzelnen Arbeitsschritte laufen, welche Tätigkeiten sich so häufig wiederholen, dass Maschinen sinnvoll unterstützen können, wo weiterhin Handarbeit notwendig ist und an welchen Stellen kontrolliert werden muss.

Aus einer einfachen Kommissionieraufgabe wird damit eine Prozessaufgabe.

Eine Maschine kann einen Arbeitsschritt übernehmen, aber nicht den Auftrag

Beim Zuschnitt der Innenblätter zeigt sich sehr schnell, welchen Vorteil Technik bei größeren Mengen hat. Ein immer gleicher Vorgang muss nicht 10.000-mal von Hand ausgeführt werden, wenn eine Maschine diese Arbeit zuverlässig übernehmen kann.

Damit ist allerdings nur ein Teil des Auftrags gelöst.

Anschließend müssen die Materialien zusammengeführt werden. Die Mengen müssen stimmen, aus den einzelnen Bestandteilen müssen 1.000 vollständige Bündel entstehen und diese wiederum in unterschiedlichen Mengen an die vorgesehenen Standorte gehen.

Hier reicht es nicht, dass jeder nur seinen eigenen Arbeitsschritt kennt. Das Team muss verstehen, wie der gesamte Auftrag aufgebaut ist.

Gerade an den Übergängen zeigt sich, ob ein Prozess tatsächlich funktioniert. Wenn ein Arbeitsschritt schneller läuft, als der nächste verarbeiten kann, entsteht keine zusätzliche Wirtschaftlichkeit. Das Problem verschiebt sich lediglich um einige Meter innerhalb der Produktion.

Deshalb betrachten wir bei solchen Projekten nicht nur einzelne Maschinen oder Arbeitsplätze. Entscheidend ist der gesamte Weg, den ein Auftrag bei uns nimmt.

Die ersten hundert Stück sind selten die Herausforderung

Bei Aufträgen dieser Größenordnung kommt noch etwas hinzu, das in keiner technischen Leistungsbeschreibung einer Maschine steht: Durchhaltevermögen.

Hundert Einheiten aufmerksam zusammenzustellen ist etwas anderes, als 1.000 Bündel über einen längeren Produktionslauf hinweg zuverlässig zu bearbeiten. Auch später müssen die Mengen stimmen, Materialien richtig zugeordnet und die Vorgaben für die einzelnen Standorte eingehalten werden.

Hier zeigt sich der Wert eines Teams, das solche Arbeiten kennt.

Erfahrung bedeutet dabei nicht nur, einen bestimmten Handgriff schnell ausführen zu können. Sie bedeutet auch zu wissen, an welchen Stellen Fehler entstehen können, wann eine Kontrolle sinnvoll ist und wie die Arbeit organisiert werden muss, damit die Konzentration nicht mit jeder weiteren Einheit nachlässt.

Dieses Wissen lässt sich nicht zusammen mit einer Maschine bestellen. Es entsteht mit den Aufträgen, die ein Team gemeinsam bearbeitet.

Im Hintergrund standardisieren, damit es vorne persönlich bleiben kann

Gerade bei diesem Auftrag gibt es noch einen interessanten Gegensatz.

Der Kunde möchte seine Kommunikation nämlich ganz bewusst nicht vollständig standardisieren.

Seine Vertriebspartner sollen später selbst entscheiden können, was sie ihren jeweiligen Kunden schreiben. Deshalb wird kein fertiger Standardgruß eingedruckt. Das zugeschnittene Innenblatt bleibt leer und wird später von Hand beschrieben.

Natürlich könnte man 10.000 identische Grüße drucken und direkt einlegen. Produktionstechnisch wäre das einfacher. Es wäre aber nicht das, was der Kunde erreichen möchte.

Standardisiert wird deshalb nicht die persönliche Botschaft, sondern ihre Vorbereitung.

Der Vertriebspartner soll seine Zeit nicht damit verbringen, Karten, Innenblätter und Umschläge abzuzählen und zusammenzustellen. Er erhält vorbereitete Einheiten und kann sich auf den Teil konzentrieren, bei dem seine persönliche Arbeit tatsächlich einen Unterschied macht: den Kontakt zu seinem Kunden.

Darin steckt für uns ein wirtschaftlicher Gedanke, der weit über diesen Auftrag hinausgeht.

Standardisierung und Individualisierung müssen keine Gegensätze sein. Ein gut organisierter Prozess im Hintergrund kann überhaupt erst den Freiraum dafür schaffen, dass es vorne persönlich bleibt.

Bei größeren Mengen verändert sich nicht nur die Stückzahl

Mit steigenden Mengen liegt der Gedanke nahe, zusätzliche Technik einzusetzen. Das ist auch bei uns ein wichtiger Teil der Entwicklung. Bestimmte Stückzahlen lassen sich ohne maschinelle Unterstützung kaum wirtschaftlich bearbeiten.

Die Erfahrung aus solchen Projekten zeigt allerdings, dass technische Kapazität allein nicht genügt.

Ein Auftrag mit 10.000 Stück ist nicht einfach derselbe Auftrag wie mit 100 Stück, nur hundertmal größer. Mit der Menge verändern sich die Anforderungen an Planung, Arbeitsabläufe und Übergaben.

Damit verändert sich auch die Aufgabe des Teams. Die Mitarbeiter führen nicht lediglich einzelne Tätigkeiten aus. Sie müssen Zusammenhänge verstehen und erkennen können, wenn der tatsächliche Ablauf von der Planung abweicht.

Für uns gehören Investitionen in Technik und der Aufbau von Erfahrung deshalb unmittelbar zusammen.

Maschinen kann ein Unternehmen kaufen. Ein eingespieltes Team entsteht über Zeit.

Was wir als Unternehmen daraus mitnehmen

Bei Automatisierung wird häufig zuerst darüber gesprochen, welche menschliche Arbeit durch Technik ersetzt werden kann.

Für uns ist inzwischen eine andere Frage interessanter: Welche Aufgabe sollte von wem erledigt werden?

Bei diesem Auftrag setzen wir Technik dort ein, wo Wiederholung und Menge entstehen. Gleichzeitig brauchen wir Mitarbeiter, die den Ablauf kennen, Verantwortung übernehmen, kontrollieren und auch bei einem längeren Produktionslauf konzentriert bleiben.

Das ist ein wesentlicher Unterschied.

Denn mit steigenden Stückzahlen wächst nicht nur der Bedarf an Kapazität. Es wächst auch die Bedeutung einer guten Arbeitsteilung.

Unsere Unternehmererkenntnis aus solchen Projekten lautet deshalb: Größere Mengen brauchen nicht einfach mehr Automatisierung. Sie brauchen eine bessere Abstimmung zwischen Technik, Prozess und Menschen.

Skalierbar wird ein Ablauf für uns dann, wenn Maschinen die Aufgaben übernehmen, bei denen Wiederholung und Geschwindigkeit zählen, während das Team dort eingesetzt wird, wo Erfahrung, Aufmerksamkeit und Entscheidungen notwendig sind.

Das klingt zunächst selbstverständlich. In der Praxis entscheidet genau dieses Zusammenspiel aber häufig darüber, ob aus einer großen Stückzahl ein wirtschaftlicher Auftrag wird.

Am Ende bleiben ein Blatt Papier und ein paar persönliche Zeilen

Wenn der Auftrag abgeschlossen ist, werden an den verschiedenen Standorten die jeweils vorgesehenen Mengen ankommen.

Dort nimmt ein Vertriebspartner eine Karte aus seinem Bündel, legt das vorbereitete Innenblatt vor sich und schreibt seinen persönlichen Gruß.

Von dem Aufwand davor wird er wenig sehen. Er muss nicht wissen, wie 10.000 Innenblätter zugeschnitten wurden, wie daraus zusammen mit Karten und Umschlägen 1.000 Bündel entstanden sind oder wie diese auf die verschiedenen Standorte verteilt wurden.

Und genau darin liegt ein Teil der Leistung.

Ein guter Prozess gibt seine Komplexität nicht an den nächsten in der Kette weiter. Er nimmt sie ihm ab.

Bei uns bleiben Zuschnitt, Maschinen, Mengenplanung, Kommissionierung und Organisation im Hintergrund.

Beim Vertriebspartner bleibt am Ende genau das, was von Anfang an persönlich sein sollte:

Zeit für ein paar handgeschriebene Zeilen.