Wenn die Verpackung geplant sein muss, bevor der Auftrag feststeht

Bei einer großen Auktion mit Formel-1-Equipment mussten wir einen Logistikprozess vorbereiten, obwohl wir die späteren Sendungen noch gar nicht kannten. Nach dem Zuschlag blieben rund zwei Wochen für die operative Abwicklung. Ein großer Teil der Arbeit begann deshalb lange vorher.

Bei einer Auktion entscheidet sich vieles innerhalb kurzer Zeit. Gebote werden abgegeben, Zuschläge erteilt und schon folgt das nächste Los. Für die Logistik sieht der Zeitablauf anders aus. Was während der Auktion innerhalb weniger Minuten entschieden wird, muss anschließend abgeholt, zugeordnet, verpackt, dokumentiert und versendet werden.

Wir haben eine große Auktion mit Equipment aus der Formel 1 logistisch begleitet. Der Katalog reichte von Helmen, Rennanzügen und Rennschuhen bis hin zu einzelnen Fahrzeugteilen. Entsprechend unterschiedlich waren Größe, Gewicht, Wert und Schutzbedarf der Objekte.

Nach Abschluss der Auktion hatten wir rund zwei Wochen für die operative Abwicklung. In dieser Zeit mussten die verkauften Lose abgeholt, den Käufern zugeordnet, sinnvoll zu Sendungen zusammengefasst, sicher verpackt und für den Versand vorbereitet werden. Bei vielen internationalen Sendungen kamen zusätzlich Zolldokumente hinzu.

Uns war früh klar: Diese zwei Wochen würden nur funktionieren, wenn wir möglichst viele Entscheidungen bereits vorher getroffen hatten.

Wir kannten die Objekte, aber noch nicht die Sendungen

Vor Beginn der Auktion lag uns der Katalog vor. Wir wussten also, welche Gegenstände versteigert werden sollten. Was wir nicht wissen konnten, war, wer später welches Los ersteigern würde.

Für die Verpackungsplanung war genau das entscheidend.

Ein Käufer konnte nur einen Helm erwerben, ein anderer mehrere Rennanzüge, Schuhe und weitere Gegenstände. Wieder ein anderer vielleicht Fahrzeugteile, die aufgrund ihrer Abmessungen und ihres Schutzbedarfs eine vollkommen andere Verpackung benötigten.

Damit kannten wir die einzelnen Objekte, aber noch nicht die Sendungen, die daraus entstehen würden. Das Verpackungsmaterial musste trotzdem bereits bestellt werden.

Wir haben deshalb die Gegenstände aus dem Katalog nach ihren Anforderungen kategorisiert und auf dieser Grundlage abgeschätzt, welche Verpackungsarten, Größen und Materialien voraussichtlich benötigt würden.

Dabei konnten wir nicht einfach jedes Los vorsorglich als einzelne Sendung betrachten. Wenn ein Käufer mehrere Gegenstände ersteigerte, sollte später geprüft werden, ob sie sicher und sinnvoll gemeinsam verpackt werden konnten. Das Packmaß sollte möglichst kompakt bleiben, ohne beim Schutz der Gegenstände Kompromisse einzugehen.

Wir bestellten also Material für Sendungskombinationen, die zu diesem Zeitpunkt noch gar nicht feststanden.

Das war einer der Punkte, an denen die Anspannung deutlich wurde. Wenn wir den Bedarf falsch einschätzten oder entscheidendes Material fehlte, ließ sich das nach der Auktion angesichts des engen Zeitfensters nicht einfach in Ruhe korrigieren.

Für diesen Auftrag haben wir ein kleines Tool gebaut

Neben der Verpackung beschäftigte uns eine zweite Frage: Wie kommen die Ergebnisse der Auktion möglichst schnell in unsere operative Abwicklung?

Nach dem Zuschlag mussten Käufer und ersteigerte Lose zusammengeführt werden. Erst daraus ergaben sich die tatsächlichen Sendungen und damit die konkreten Arbeitsaufträge für Verpackung und Versand.

Für diesen Auftrag haben wir deshalb ein kleines Softwaretool gebaut. Keine große IT-Lösung, sondern ein Werkzeug für genau das Problem, das vor uns lag: Aus den Auktionsergebnissen mussten möglichst schnell verwertbare Aufträge für unser Team werden.

Denn es hätte wenig geholfen, das Verpackungsmaterial vorzubereiten, wenn anschließend Zeit verloren gegangen wäre, weil Informationen zusammengesucht oder Zuordnungen immer wieder manuell neu aufgebaut werden mussten.

Parallel mussten wir dafür sorgen, dass die richtigen Mitarbeiter verfügbar waren. Für den Auftrag war ein eigenes Team eingeplant – von den Mitarbeitern in der Verpackung bis zur Versandabteilung.

Noch bevor die Auktion begonnen hatte, liefen bei uns also Materialplanung und Bestellung, Vorbereitung der Datenverarbeitung, Organisation der Abläufe und Einsatzplanung des Teams parallel.

Die Vorbereitungszeit war damit keineswegs die ruhige Phase vor den späteren zwei Wochen. Der Druck war längst da.

Nach der Auktion gab es keine Anlaufphase

Mit dem Ende der Auktion stand erstmals fest, welcher Käufer welche Lose ersteigert hatte. Jetzt musste das funktionieren, was wir vorher vorbereitet hatten.

Die Gegenstände mussten abgeholt und korrekt zugeordnet werden. Erst danach konnte unser Verpackungsteam endgültig entscheiden, welche Objekte gemeinsam verpackt werden konnten und welche aufgrund ihrer Größe, Form oder ihres Schutzbedarfs eine eigene Lösung benötigten.

Dabei war nicht allein Schnelligkeit gefragt.

Eine falsche Zuordnung konnte sich durch mehrere nachfolgende Arbeitsschritte ziehen. Ändert sich die Zusammensetzung einer Sendung, kann eine andere Verpackung erforderlich sein. Versanddaten können betroffen sein und bei internationalen Sendungen auch die dazugehörigen Zolldokumente.

An diese Phase erinnern wir uns bis heute gut. Nicht, weil ständig etwas schiefging. Die Anspannung entstand vielmehr daraus, dass wir wussten, welche Auswirkungen ein Fehler haben konnte.

Bei einem normalen Auftrag lässt sich manches noch auffangen, neu organisieren oder einen Tag später erledigen. Hier hatten wir dafür nur begrenzten Spielraum.

Unser Team musste deshalb schnell arbeiten, ohne ungenau zu werden. Gerade diese Kombination war eine der großen Herausforderungen des Auftrags.

Mit dem Verpacken war die Arbeit noch nicht beendet

Viele der ersteigerten Gegenstände gingen ins Ausland. Für einen großen Teil dieser Sendungen mussten zusätzlich die notwendigen Zolldokumente erstellt werden.

Auch dafür braucht man Zeit und vor allem die richtigen Informationen.

Die Versandabteilung durfte nicht erst dann anfangen, die Grundlagen zusammenzutragen, wenn ein fertig verpacktes Paket vor ihr stand. Soweit es möglich war, mussten Daten und Unterlagen bereits vorbereitet sein. Nach Bekanntwerden der Käufer und der endgültigen Sendungen konnten die konkreten Angaben ergänzt werden.

Bei diesem Auftrag wurde besonders deutlich, wie wenig sinnvoll es ist, Verpackung, Versand und Zoll getrennt voneinander zu betrachten.

Der Prozess begann beim Auktionskatalog. Daraus entstanden Kategorien und eine Materialplanung. Nach der Auktion wurden aus den Zuschlägen konkrete Aufträge, daraus Sendungen und Verpackungsentscheidungen. Anschließend mussten Versand und gegebenenfalls Zoll übernehmen.

Wenn eine Station nicht vorbereitet gewesen wäre, hätte die Geschwindigkeit der vorherigen Station wenig geholfen.

Die zwei Wochen erzählen nur die halbe Geschichte

Von außen lässt sich der Auftrag relativ einfach zusammenfassen: Nach der Auktion hatten wir rund zwei Wochen Zeit, um die verkauften Objekte abzuwickeln.

Das stimmt. Es beschreibt aber nur einen Teil dessen, was uns bei diesem Projekt beschäftigt hat.

Die hohe Anspannung begann wesentlich früher. Wir mussten Verpackungsmaterial bestellen, obwohl wir die späteren Sendungen noch nicht kannten. Wir bauten ein Softwaretool auf, bevor die konkreten Aufträge vorlagen. Mitarbeiter und Kapazitäten mussten eingeplant werden. Gleichzeitig wussten wir, dass sich manche unserer Annahmen erst nach Ende der Auktion überprüfen ließen.

Mit dem letzten Zuschlag war der Druck deshalb nicht vorbei. Jetzt zeigte sich, ob unsere Vorbereitung tatsächlich funktionierte.

Genau das ist uns von diesem Auftrag besonders in Erinnerung geblieben. Bei komplexen Projekten kann man nicht immer warten, bis alle Informationen vollständig vorliegen. Manchmal müssen Entscheidungen getroffen werden, obwohl ein Teil der späteren Realität noch unbekannt ist.

Was wir aus diesem Auftrag mitgenommen haben

Für uns steckt darin eine unternehmerische Erkenntnis, die nicht nur für Verpackung und Versand gilt.

Bei zeitkritischen Projekten richtet sich der Blick schnell auf die eigentliche Umsetzungsphase: Wie viele Mitarbeiter brauchen wir? Wie schnell können wir arbeiten? Wie schaffen wir die Menge innerhalb der vorgegebenen Zeit?

Bei dieser Auktion war eine andere Frage mindestens genauso wichtig: Was können wir erledigen, bevor das eigentliche Zeitfenster überhaupt beginnt?

Wir konnten nicht wissen, wer welchen Helm, Rennanzug, Rennschuh oder welches Fahrzeugteil ersteigern würde. Wir konnten aber den Katalog analysieren, Verpackungsanforderungen kategorisieren, Material bestellen, die Datenverarbeitung vorbereiten, Mitarbeiter einplanen und bei den später notwendigen Unterlagen so viel vorbereiten, wie zu diesem Zeitpunkt möglich war.

Zeitkritische Projekte werden deshalb nicht allein dadurch beherrschbar, dass nach dem Start alle schneller arbeiten. Einen wesentlichen Teil der Zeit gewinnt man vorher.

Das bedeutet nicht, jede spätere Situation vorauszusehen. Für uns bedeutet gute Planung vielmehr, zu unterscheiden, was noch offen bleiben muss und was trotzdem schon entschieden oder vorbereitet werden kann.

Als die Auktion beendet war, begann deshalb nicht unsere Planung. Dann musste das funktionieren, was wir vorher vorbereitet hatten.

Aus den Auktionsergebnissen wurden konkrete Aufträge. Aus einzelnen Losen wurden Sendungen. Unser Verpackungsteam musste entscheiden, was zusammenpasst, die Versandabteilung musste übernehmen und bei vielen internationalen Sendungen kamen die entsprechenden Zolldokumente hinzu.

Wenn wir heute auf diesen Auftrag zurückblicken, denken wir deshalb nicht zuerst an einen bestimmten Helm oder ein besonderes Fahrzeugteil. Uns ist vor allem in Erinnerung geblieben, wie viel Vorbereitung notwendig war, um die kurze Zeit nach der Auktion überhaupt beherrschbar zu machen.

Die zwei Wochen waren nicht die Zeit, in der wir das Projekt geplant haben. Sie waren die zwei Wochen, in denen sich zeigen musste, ob unsere Planung funktioniert.