Ein Weihnachtsgeschenk, mehrere Länder – und plötzlich wird Verpackung zur Datenfrage

Was die PPWR mit einer Weihnachtsaktion zu tun hat

Eigentlich ging es um ein Weihnachtsgeschenk.

Ein Kunde kam mit einer schönen Idee auf uns zu. Er möchte seinen Kunden zum Jahresende einen portablen Espresso-Maker schenken – zusammen mit Kaffee, Proteinkeksen und einer eigens dafür gestalteten Weihnachtskarte.

Kein klassisches Werbegeschenk, sondern etwas, das man tatsächlich benutzen kann und das hoffentlich auch lange nach Weihnachten noch Freude bereitet.

Wie aus dieser Idee die Gestaltung und das gesamte Erscheinungsbild der Weihnachtsaktion entstanden sind, erzählen wir in unserem aktuellen Beitrag aus dem Bereich Grafik & Druck.

Hier möchte ich auf einen anderen Teil dieses Projekts eingehen.

Denn die Geschenke sollten nicht nur innerhalb Deutschlands verschickt werden. Die Empfänger sitzen in verschiedenen europäischen Ländern.

Wir sprachen über die passende Verpackung und natürlich darüber, wie wir alles sicher und rechtzeitig zu den Empfängern bekommen.

Dann kam eine Frage auf, die uns momentan immer häufiger begegnet:

„Was müssen wir denn jetzt eigentlich wegen der PPWR beachten?“

Ich konnte die Unsicherheit gut verstehen.

Rund um die neue europäische Verpackungsverordnung wird gerade viel gesprochen. Unternehmen hören von Registrierungspflichten, neuen Anforderungen und notwendigen Verpackungsdaten. Gleichzeitig ist für viele noch gar nicht klar, was das für ihre tägliche Arbeit bedeutet.

Gerade beim internationalen Versand wird aus einem vermeintlich einfachen Karton plötzlich ein Thema, mit dem man sich genauer beschäftigen muss.

Für uns kam die Frage allerdings nicht überraschend.

Wir wollten vorbereitet sein, bevor unsere Kunden fragen

Mit den Veränderungen rund um Verpackung beschäftigen wir uns bereits seit einiger Zeit.

Nicht, weil wir unseren Kunden ihre regulatorische Verantwortung abnehmen können oder wollen. Welche konkreten Registrierungs- und Meldepflichten für ein Unternehmen in den jeweiligen Ländern bestehen, muss entsprechend geprüft werden.

Aber wir haben uns früh eine andere Frage gestellt:

Welche Informationen entstehen eigentlich bei uns – und wie können wir dafür sorgen, dass unsere Kunden später darauf zugreifen können?

Wenn wir Verpackung und Versand für einen Kunden übernehmen, sehen wir einen Teil des Prozesses, den er selbst häufig gar nicht mehr im Detail sieht.

Wir wissen, welche Kartonage eingesetzt wird. Wir kennen die entsprechenden Verpackungsdaten. Wir sehen die Versandmengen und wissen, in welche Länder die Sendungen gehen.

Warum sollten wir diese Informationen also nicht so strukturieren, dass unser Kunde sie später nutzen kann?

Genau darauf haben wir uns vorbereitet.

Die Datenbasis steht. Wir haben uns mit unseren Lieferanten abgestimmt und können passende Kartonagen gezielt auswählen. Die entsprechenden Datensätze sind vorhanden und auch unsere internen Abläufe haben wir darauf ausgerichtet, die Informationen sinnvoll zusammenzuführen.

Das klingt zunächst ziemlich technisch.

In der Praxis bedeutet es vor allem:

Unser Kunde muss am Ende des Jahres nicht anfangen, seine Verpackungsdaten rückwirkend zusammenzusuchen.

Ein Karton ist heute nicht mehr einfach nur ein Karton

Gerade an diesem Weihnachtsprojekt sieht man sehr schön, wie sich unsere Arbeit verändert.

Wir haben einen Espresso-Maker, Kaffee und Proteinkekse. Alles soll vernünftig zusammenpassen, gut geschützt sein und noch dazu wertig aussehen.

Der Karton darf nicht unnötig groß sein. Gleichzeitig muss er den Inhalt auf dem Weg in verschiedene Länder zuverlässig schützen.

Über solche Dinge sprechen wir seit vielen Jahren mit unseren Kunden.

Heute kommt eine weitere Ebene hinzu.

Welche Kartonage verwenden wir? Welche Mengen benötigen wir? Welche weiteren Verpackungsmaterialien kommen zum Einsatz? Und in welches Land geht die jeweilige Verpackung?

Zu einer guten Verpackungsentscheidung gehört deshalb heute nicht mehr nur das Material. Es gehören auch die Daten dazu.

Und ich glaube, genau dieser Punkt wird in den nächsten Jahren noch wichtiger werden.

Die Daten sollten dort entstehen, wo auch die Verpackung entsteht

Natürlich könnte man bis zum Jahresende warten.

Dann beginnt man, Versandmengen, Verpackungsbestellungen und verschiedene Kartonagen zusammenzusuchen und versucht im Nachhinein herauszufinden, welche Mengen beispielsweise nach Deutschland, Frankreich, Italien oder Österreich gegangen sind.

Das kann man machen.

Für besonders sinnvoll halten wir es nicht.

Wenn wir für unsere Kunden verpacken und versenden, entstehen diese Informationen ohnehin im laufenden Prozess. Also sollten sie auch dort strukturiert erfasst werden.

Dann, wenn tatsächlich verpackt und verschickt wird – und nicht Monate später.

Aus vielen einzelnen Sendungen entsteht so über das Jahr eine Datenbasis, die später ausgewertet werden kann.

Und daraus entsteht etwas, das für unsere Kunden zunehmend wichtig wird.

Unsere Kunden sollen ihren Verpackungsreport nicht erst anfordern müssen

Dieser Punkt ist mir besonders wichtig.

Wir möchten nicht darauf warten, dass am Jahresende jemand bei uns anruft und fragt:

„Können Sie uns eigentlich sagen, welche Verpackungen Sie dieses Jahr für uns verwendet haben?“

Wir möchten von uns aus auf unsere Kunden zukommen.

Zum Ende des Jahres werden wir unseren Kunden proaktiv eine individuelle Übersicht über die bei uns für sie eingesetzten Versandverpackungen zur Verfügung stellen.

Abhängig von den jeweils erfassten Daten kann diese Übersicht beispielsweise zeigen, welche Kartonagen eingesetzt wurden, welche Mengen angefallen sind, welche weiteren Verpackungsmaterialien wie Klebebänder verwendet wurden und welchen Zielländern sich die Verpackungsmengen zuordnen lassen.

Damit übernehmen wir nicht die Registrierung oder Meldung für das Unternehmen.

Das ist auch gar nicht unser Anspruch.

Aber wenn unser Kunde bestimmte Verpackungsinformationen für seine eigenen Verpflichtungen benötigt, sollte er zumindest die Daten, die in unserem Prozess entstehen, nicht selbst zusammensuchen müssen.

Für mich gehört genau das heute zu einem guten Dienstleistungsprozess: nicht erst eine Lösung zu suchen, wenn das Problem bereits auf dem Tisch liegt.

Was vorne ein Geschenk ist, ist hinten ein Prozess

Vielleicht gefällt mir gerade deshalb dieses Projekt so gut.

Von außen sieht es nach einer ganz normalen Weihnachtsaktion aus.

Ein Unternehmen möchte seinen Kunden eine Freude machen. Ein portabler Espresso-Maker, Kaffee und Proteinkekse werden schön verpackt und anschließend in verschiedene Länder verschickt.

Der Empfänger soll das Paket öffnen und sich über das Geschenk freuen.

Genau so soll es sein.

Im Hintergrund laufen jedoch viele Dinge zusammen: Gestaltung, Kartonage, Produktschutz, Materialeinsatz, Konfektionierung, internationaler Versand, Zielländer – und inzwischen eben auch Verpackungsdaten.

Was vorne wie ein Weihnachtsgeschenk aussieht, ist hinten längst ein ziemlich komplexer Prozess.

Für mich ist das keine schlechte Entwicklung.

Sie zwingt uns dazu, genauer hinzuschauen und Prozesse besser miteinander zu verbinden.

Denn erst wenn ich weiß, was ich tatsächlich verbrauche, kann ich auch sinnvoll darüber nachdenken, wo sich etwas verbessern lässt.

Braucht eine bestimmte Sendung wirklich diese Kartongröße?

Lässt sich Material reduzieren?

Können Verpackungen vereinheitlicht werden?

Oder zeigt die Auswertung vielleicht, dass der bestehende Prozess bereits gut funktioniert?

Daten schaffen zunächst einmal Transparenz. Und Transparenz ist eine gute Grundlage für bessere Entscheidungen.

Für unseren Kunden konnten wir danach wieder über Kaffee sprechen

Nach unserem Gespräch war die PPWR natürlich nicht verschwunden.

Auch die Verantwortung des Unternehmens war nicht verschwunden.

Aber wir konnten unserem Kunden zeigen, dass wir unseren Teil des Prozesses bereits vorbereitet haben.

Die Datenbasis ist vorhanden. Wir können bei der Auswahl der passenden Kartonagen unterstützen. Und der Kunde muss am Ende des Jahres nicht bei null anfangen, wenn er Informationen zu den über uns eingesetzten Verpackungen benötigt.

Danach konnten wir uns wieder mit dem beschäftigen, worum es ursprünglich ging:

mit seinem Weihnachtsgeschenk.

Und irgendwie finde ich, dass genau das ziemlich gut beschreibt, wie Dienstleistung funktionieren sollte.

Komplexität verschwindet nicht dadurch, dass man sie ignoriert. Aber man kann Prozesse so vorbereiten, dass der Kunde möglichst wenig davon tragen muss.

Unternehmererkenntnis: Vieles war schon sinnvoll, bevor es vorgeschrieben wurde

Für uns gehören Kartonage, Materialeinsatz, Versandmenge und Zielland nicht erst seit der PPWR zusammen.

Mit diesen Fragen beschäftigen wir uns eigentlich seit Beginn unserer Tätigkeit.

Und dazu gehört für mich noch etwas anderes: das Bewusstsein dafür, welches Material wir überhaupt einsetzen.

Wir haben schon vor Jahren begonnen, nach Alternativen zu suchen und beispielsweise Kartonagen aus Grasfasern einzusetzen. Auch mit Hanfverpackungen für den Kühlversand haben wir uns beschäftigt und entsprechende Lösungen eingesetzt.

Das klingt heute vielleicht selbstverständlich.

War es aber nicht.

Und ehrlich gesagt bedeutet es teilweise noch immer viel Pionierarbeit.

Denn ein neues Material muss nicht nur auf dem Papier nachhaltig sein. Es muss im täglichen Einsatz funktionieren. Es muss Produkte schützen, verfügbar sein, wirtschaftlich vertretbar bleiben und zu den jeweiligen Versandanforderungen passen.

Nicht jede Idee funktioniert sofort.

Aber ich halte es für wichtig, Dinge auszuprobieren und Erfahrungen damit zu sammeln.

Vielleicht hilft uns genau diese Erfahrung jetzt.

Denn ich kann gut verstehen, was die aktuellen Veränderungen für Unternehmen bedeuten, die sich mit ihren Verpackungsdaten bisher noch nicht in dieser Tiefe beschäftigen mussten.

Wer jetzt erst damit beginnt, Kartonagen, Materialien, Mengen und Zielländer zusammenzuführen, steht vor einer Menge Arbeit.

Das ist keine Kritik. Es zeigt vielmehr, wie viel im Hintergrund vorbereitet werden muss, damit aus einzelnen Verpackungs- und Versanddaten später eine brauchbare Übersicht entsteht.

Wer diese Informationen bereits im laufenden Prozess strukturiert, hat eine andere Ausgangslage.

Und genau davon sollen unsere Kunden profitieren.

Deshalb werden wir ihnen zum Ende des Jahres proaktiv ihren individuellen Verpackungsreport zur Verfügung stellen.

Sie müssen nicht erst bei uns anrufen und danach fragen.

Wir kommen auf sie zu.

Nicht, weil damit jede Frage rund um die PPWR beantwortet wäre. Und auch nicht, weil wir unseren Kunden ihre eigene Verantwortung oder eine rechtliche Beratung abnehmen können.

Sondern weil wir unseren Teil dazu beitragen können, dass sie besser vorbereitet sind.

Vielleicht ist das für mich die wichtigste Erkenntnis aus der aktuellen Diskussion:

Vieles, was heute plötzlich regulatorisch relevant wird, war vorher schon sinnvoll.

Zu wissen, welches Material man verwendet. Wie viel davon benötigt wird. Wohin es verschickt wird. Und sich Gedanken darüber zu machen, ob es vielleicht eine bessere Alternative gibt.

Die PPWR gibt diesen Fragen jetzt einen neuen Rahmen.

Für uns sind sie nicht neu.

Und wenn Sie sich gerade dieselbe Frage stellen wie unser Kunde –

„Was bedeutet das eigentlich für unsere Verpackungen und unseren Versand?“

– dann sprechen Sie mich gerne direkt an.

Wir ersetzen keine rechtliche Beratung. Aber wir können gemeinsam anschauen, wie Ihre Verpackungs- und Versandprozesse heute aussehen, welche Informationen dabei bereits entstehen und was wir für Sie vorbereiten können.

Ich würde mich darüber freuen.